AleloVegetal: Tutorial como preparar planilhas para migração de dados

Preparo de dados e informações

A primeira carga de informações no Sistema Alelo pode ser feita com os dados básicos que o Curador disponha. A única exigência é que estejam em formato digital.

Caso ainda não possua os dados digitalizados, recomenda-se que sejam feitos em forma de planilha. Os dados mínimos obrigatórios para registro do acesso no Alelo, no passaporte são:

1. Código BRA
2. Código local
3. Nome científico
4. Data de entrada no BAG/Coleção
5. Status biológico
6. Nome comum (*)
7. Instituição de procedência
8. Local de procedência
9. Data de introdução
10. Forma de conservação (*)
11. Forma de obtenção
12. Data de obtenção
13. Local de obtenção
14. Código do coletor
15. Latitude
16. Longitude
17. Altitude

• Observação: Em caso de haver mais de um valor para o mesmo tipo de informação, pode ser inserido uma coluna para cada valor.

O Curador pode informar os dados que tenha disponível, na melhor organização possível. Um acervo mais antigo, por exemplo, pode não possuir dados de georreferenciamento. Nesse casos os dados de município, onde ocorreu a coleta, podem suprir e apoiar futuras consultas.

Etapas complementares

Após a inclusão dos dados iniciais de Passaporte, é possível complementar os dados de observação do acesso (caracterização/avaliação) e de conservação.

Dados de observação

As informações de observação são alimentadas no sistema na forma de metadados, necessários ao recebimento de resultados de ensaios promovidos pelo BAG. O Curador deve ter em mãos a definição dos descritores de sua coleção, em arquivo eletrônico. Para dados de ensaio de BAG ou coleção, a equipe Alelo está disponível para apoiar a migração inicial das informações. Uma vez no Alelo, dados e informações passam a ser controlados pelo próprio Curador, no sistema, incluindo as restrições e disponibilidades na web.

Dados de conservação

O sistema AleloVegetal permite o mapeamento de endereço de localização do acervo de coleção ou BAG. O modelo pode ser usado desde o “endereçamento” florestas, com apoio dos dados de georreferenciamento, como também para localizar o acesso em câmaras frias. por exemplo: Câmara > Corredor > Prateleira > Caixa > Linha > Coluna.

Para simplificar a carga inicial de dados de uma coleção, o Curador deve ter em mãos a definição da estrutura de armazenamento dos acessos organizada por níveis de hierarquia. Além da forma de endereçamento de conservação, indicadores como poder germinativo, umidade, frequência de poda, entre outros, podem ser registrados e controlados pelo próprio Curador no sistema Alelo.

Curadoria de informações

As atividades de documentação e informatização realizadas no sistema Alelo são comprovados pelo próprio Curador por meio da emissão de Certificado AleloVegetal emitidos no sistema.

Migração assistida de dados

O prazo médio para migração de dados para o sistema Alelo é de 15 dias e depende da demanda existente à época do envio da planilha e da qualidade dos dados constantes no arquivo. Dados de taxonomia, localidades e instituições, por exemplo, passam por revisão e conferência com informações validadas no sistema. A migração assistida de dados tem por objetivo evitar duplicatas e inconsistência de dados no sistema.

Envio de informações

O envio de planilhas e documentos pode ser feito por meio dos e-mails:

• cenargen.nti@embrapa.br
• gilberto.hiragi@embrapa.br
• renato.sales@embrapa.br

O Curador deve informar no e-mail:

• nome do BAG/Coleção;
• breve descritivo do conteúdo enviado;
• nome do Curador; e
• nome dos Empregados para gestão dos dados no Alelo.