AleloMicro: Módulo Armazenamento e Movimentação de Amostras

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A) Armazenamento de amostras na coleção

Para inserir as amostras dos acessos cadastrados na coleção primeiro é necessário criar os mapas de localização para posteriormente inserir as amostras utilizando os mapas criados.

Criação de Mapa de Localização

1. Para criar um mapa de localização, entrar na aba “Subcoleções”, selecionar subcoleção desejada. Na parte inferior, selecionar o botão “Localizações”.
2. O mapa deve ser criado pensando na forma e quantidade de subdivisões que se deseja criar para organizar as amostras e os espaços disponíveis para cada método de armazenamento.
3. O nome do mapa fica a critério de cada usuário, mas recomenda-se que ele represente o método de armazenamento e/ou o tipo de compartimento utilizado. Compartimentos com divisões diferentes devem possuir mapas diferentes. Ex. botijões de N2 com número de paletas por canister diferentes têm capacidade diferente de armazenamento, assim deve ter mapas diferentes.
4. Para inserir a máscara, coloca-se o nome do compartimento (geladeira, prateleira, caixa, etc) e, dentro de colchetes, coloca-se a quantidade existente desse compartimento.
5. Para identificar intervalo, usa-se o traço, por exemplo, caixa [1-4], significa que existem as caixas 1, 2, 3 e 4. Para identificar cada item qualitativamente, utiliza-se a vírgula, por exemplo: geladeira [verde, amarela, azul] significa que existem 3 geladeiras (uma verde, uma amarela e uma azul).
6. Para colocar a próxima subdivisão ou compartimento inserir o símbolo -> e continuar colocando a classificação desejada.
7. A capacidade do Slot representa a quantidade máxima de amostra que cabe na última posição descrita na máscara. Por exemplo: Nome do mapa = “Armazenamento em N2”; Máscara = Botijão [1-5] -> Canister [1-6] -> Paleta [1-5] -> Posição [T, M, F]; Capacidade do Slot = 2.
8. A máscara exemplificada acima mostra que existem 5 botijões idênticos (de 1 a 5), em cada botijão existem 6 canisters (de 1 a 6), em cada canister existem 5 paletas (de 1 a 5) e cada paleta possui 3 posições (T, M e F). A capacidade do slot mostra que em cada posição (T, M e F) cabem no máximo 2 amostras. O sistema calcula a capacidade máxima de amostras que cabem naquele mapa. Nesse caso 5 botijões x 6 canisters x 5 paletas x 3 posições na paleta x 2 criotubos ou amostras em cada posição (slot).

Inserir amostras na subcoleção (material obtido de coleta ou doação)

1. Somente após criar os mapas de localizações é possível inserir amostras na subcoleção. Para inserir amostras, entrar na aba “Subcoleções”, selecionar a subcoleção desejada, selecionar o acesso em que serão inseridas amostras e, na parte inferior da tabela, clicar no botão “Amostras”. Será aberto o quadro “Amostras do Acesso”.
2. Para adicionar amostras novas provenientes de coletas ou doação, selecionar o mapa desejado, manter o item “Proveniente de retirada” marcado como “Não”, e clicar no botão “Adicionar”. Preencher as informações na tabela e clicar em “Adicionar”. A quantidade a ser inserida não pode ser superior à determinada pelo curador ou responsável no campo Slot do mapa de localizações previamente criado.

OBS.  Para adicionar uma amostra proveniente de repicagem (readicionar novas amostras de um acesso já existente na subcoleção) é necessário antes fazer uma retirada de amostra (procedimento descrito no item seguinte).

B) Movimentação de amostras na coleção

Retirar amostras da coleção

1. Para retirar uma amostra, deve-se selecionar a opção “Retirar amostra” representada por uma seta azul na frente da descrição da amostra. Preencher a tabela de retirada de amostra e escolher o “Motivo” da retirada.
2. Se os motivos escolhidos forem “Retirada para Intercâmbio” ou “Retirada para pesquisa” a amostra será diminuída da quantidade original, mas ela não servirá como amostra mãe para a inserção de uma amostra a partir de repicagem, já que esses motivos indicam que a não haverá recolocação de amostras na coleção. Se os motivos escolhidos forem “Retirada para repicagem”, “Retirada para repicagem/intercâmbio” ou “Retirada para repicagem/pesquisa” a amostra retirada poderá servir de amostra mãe para a inserção de uma nova amostra a partir de repicagem.
3. O campo “Quantidade” identifica a quantidade de amostra que foi retirada e esse número é igual ao que será subtraído da amostra original. Assim esse número não pode ser superior ao número de amostras existentes naquele método de armazenamento.

Reinserir amostras na coleção (oriundas de repicagem)

1. Para reinserir amostras na coleção a partir de repicagem, no quadro “Amostras do Acesso”, selecionar o mapa desejado e marcar a opção “Sim” no item “Proveniente de Retirada”.
2. Clicar no botão “Adicionar” e preencher as informações do quadro. Lembrando que as opções disponíveis de uma “Amostra de Origem” são somente as retiradas em que os motivos constam repicagem (“Retirada para repicagem”, “Retirada para repicagem/intercâmbio” ou “Retirada para repicagem/pesquisa”). A data da retirada e a localização da amostra são as referências para se identificar a amostra mãe. A quantidade a ser inserida não pode ser superior à estabelecida no campo Slot do mapa de localizações somada à quantidade já existente daquela amostra. Ex. se seu Slot tem capacidade para 6 ampolas e já existem 4 ocupando o Slot, a inserção de novas amostras a partir da repicagem e no máximo de 2 ampolas.

OBS. Toda a movimentação de amostras na coleção (retiradas e reinserções) fica registrada no sistema, gerando um histórico para cada amostra das ações nas diferentes datas e mapas.

C) Movimentação de amostras para intercâmbio

O registro da movimentação de amostras ou intercâmbio de material é feito em dois diferentes níveis: entre usuários do sistema (intra ou interescopos) e para atender solicitações externas (não usuários do sistema) via pedido formal feito no catálogo AleloWeb. Os dois níveis são descritos abaixo.

Intercâmbio de material entre usuários do sistema

1. Entende-se por usuário do sistema curador que tem uma coleção cadastrada na base de dados AleloMicro, independente da instituição ou escopo. Dessa forma o sistema gerencia e registra a movimentação de materiais entre coleções da mesma instituição ou entre coleções de instituições distintas. No último caso, a documentação formal necessária (ATM, contratos de cooperação, etc) não é gerenciada ou tramita pelo sistema, somente ficam registrados os pedidos e as autorizações dos curadores para a transferência dos dados do material entre coleções na base de dados. Os pedidos e autorizações são feitos na sub-aba “Minhas solicitações” e “Responder solicitações”, respectivamente, na aba Gestão de Subcoleção.
2. O curador solicitante abre uma solicitação na sub-aba “Minhas solicitações” indicando o código da linhagem e a coleção que detém o material (provedor). O pedido fica registrado na tela principal como pendente. O sistema dispara automaticamente um email para o curador da coleção provedora, solicitando que o sistema seja acessado para que o pedido possa ser processado. O solicitante pode, se necessário, cancelar o próprio pedido antes de ser atendido.
3. O curador da coleção provedora acessa a sub-aba “Responder solicitações”, avalia o pedido e responde a solicitação. O sistema automaticamente altera o status do pedido na tela do curador solicitante, para “Aprovado” ou “Rejeitado”. Se aprovado, automaticamente a linhagem solicitada passa a constar como parte da coleção solicitante na forma de um novo acesso (sequencial) criado na aba Subcoleção. Caso a linhagem aprovada seja de outra instituição ou escopo ela aparece na lista da subcoleção solicitante em cor e letras do código alfanumérico da linhagem diferentes, indicando que o material veio de outra instituição ou escopo.

Intercâmbio de material via AleloWeb

1. Entende-se por usuário externo qualquer pessoa que fez o cadastro dentro do catálogo de microrganismos AleloWeb. As respostas às solicitações feitas via AleloWeb são feitos clicando no botão “Intercâmbio” na tela principal da aba Subcoleção.
2. O solicitante externo abre uma solicitação via AleloWeb indicando os códigos das linhagens e a coleção que detém o material (provedor). O sistema dispara automaticamente um email para o curador da coleção provedora, solicitando que o sistema seja acessado para que o pedido possa ser processado.
3. O curador da coleção provedora acessa o botão “Intercâmbio”, avalia o pedido e responde a solicitação, alterando o status do pedido (combobox). O sistema automaticamente altera o status do pedido e dispara um email para o solicitante externo com o status indicado pelo curador. Toda alteração de status pelo curador gera um novo email para o solicitante externo. Também nesse caso, a documentação formal necessária (ATM, contratos de cooperação, etc) não é gerenciada ou tramita pelo sistema, somente ficam registrados os pedidos e o histórico da tramitação quando adicionado pelo curador no campo livre.