Mudanças entre as edições de "G Suite: Gmail"

Edição das 10h11min de 8 de agosto de 2020

O Gmail, também conhecido como Google Mail, é o serviço de correio web (webmail) criado pela empresa Google ^[1]. Atualmente o Gmail é um dos principais componentes do pacote G Suite de serviços em nuvem da empresa Google, utilizado por milhões de usuários, empresas e instituições em vários países.

A partir do serviço Gmail é possível enviar, receber, armazenar e gerenciar mensagens eletrônicas com segurança na "nuvem", servidores remotos localizados na Internet. Os usuários do serviço podem acessar suas mensagens de qualquer computador ou dispositivo com navegador Web. Se o administrador do G Suite permitir, é possível participar ou iniciar uma videochamada no Google Meet diretamente a partir do Gmail, com a possibilidade de envio de mensagem com informações sobre a reunião e link para a videochamada. O Gmail oferece vários recursos para organização e gerenciamento de mensagens de correio eletrônico (e-mails) com pesquisa rápida, a partir de palavras chave, ou marcadores, espécie de etiquetas (labels) que permitem a categorização das mensagens pelo usuário. O Gmail permite ao usuário ler e escrever mensagens sem a conexão com a Internet.

Por padrão, o Gmail está configurado para usar o HTTPS (Hyper Text Transfer Protocol Secure - protocolo de transferência de hipertexto seguro) protocolo de segurança que fornece comunicações autenticadas e criptografadas.

Processo de migração de conta do Zimbra para o Gmail

Informes e notícias sobre o Gmail da Embrapa

1. Perguntas e respostas sobre a plataforma G Suite da Embrapa; 31 de julho de 2020, Gerência de Tecnologia da Informação (GTI);
2. Guia rápido do Gmail; 31/7/2020, Gerência de Tecnologia da Informação (GTI) ^[2]
3. Transição final para o Gmail começa no dia 31; 30/7/2020, Intranet Corporativa da Embrapa ^[3]
4. Confira as mudanças no e-mail corporativo da Embrapa; 3/7/2020, Intranet Corporativa da Embrapa ^[4];

Sobre o período de pré-migração

A migração das contas dos empregados e colaboradores da Embrapa do sistema Zimbra para o Gmail é uma decisão corporativa que se aplica a todas as unidades da Embrapa. O empregado deve acompanhar o calendário e as recomendações técnicas necessárias à mudança de sistema. Após concluída a migração para o Gmail, o usuário não poderá mais acessar o seu e-mail no Zimbra, que será desligado definitivamente.

Empregados e colaboradores usuários do Zimbra devem observar as orientações e os procedimentos necessários ao cumprimento do processo de migração de modo a evitar possíveis problemas de caráter técnico.

Observação: As mensagens locais armazenadas no Zimbra Desktop instalado no computador do usuário não serão migradas para o Gmail. A migração só será realizada para as mensagens localizadas nos servidores do Zimbra.

Sobre mensagens do Zimbra com mais de 25MB

O usuário deve:

1. fazer cópia da mensagem e download dos anexos, caso o conteúdo seja relevante;
2. eliminar a mensagem se julgar desnecessária, ou
3. eliminar apenas os anexos, caso deseje que essa mensagem seja migrada para o GMail.

Atenção: As mensagens remanescentes no Zimbra, inclusive os anexos, com mais de 25 MB não serão migradas para o Gmail.

Sobre mensagens do Zimbra com risco de bloqueio de anexos

Além das mensagens com mais de 25MB, o Gmail bloqueia as mensagens com determinados tipos de arquivos em anexo por considerar que apresentam riscos de segurança, como arquivos executáveis ou que contenham códigos de sistema, que possam conter programas maliciosos, como vírus.Seguem a seguir exemplos de arquivos que são bloqueados no Gmail:

1. Arquivos executáveis, geralmente com a extensão (*.EXE);
2. Links maliciosos, reconhecidos pelo filtro do Gmail;
3. Arquivos compactados e protegidos com senhas; e
4. Arquivos que contenham vírus.

Para mais informações sobre a segurança de arquivos anexos, consulte Suporte Google: Tipos de arquivo bloqueados no Gmail.

Sobre o calendário de migração de contas para o Gmail

• Data limite para migração das contas: 31 de julho de 2020;
• Prazo previsto para encerramento da conta Zimbra: 45 dias após a migração da conta Gmail. Importante destacar que o empregado terá esse prazo para fazer a gestão das mensagens até que o Zimbra seja efetivamente desligado;

Sobre as caixas postais corporativas do Zimbra

As caixas postais do Zimbra que representam lotações no organograma da Embrapa serão transformadas em caixas postais no GMail, acessíveis pelo menu de gerenciamento da conta Google, e terão seu conteúdo migrado. As demais caixas postais atualmente disponíveis para o Zimbra se tornarão Grupos Google e o conteúdo antigo das caixas postais estará acessível como caixa delegada conforme o seguinte padrão: arquivo.caixadeemail@embrapa.br.

Principais pontos em destaque para a gestão das contas corporativas

1. As caixas postais dos usuários serão provisionadas conforme consta no LDAP/AD da SEDE. especialmente para as contas dos colaboradores, pois somente as contas ativas serão criadas na plataforma G Suite da Embrapa.
2. Caixas institucionais: deve ser indicado o modo de provisionamento de cada uma (conta delegada ou grupo). Em princípio a regra prevista é:
   1. a) caixas institucionais que representam uma estrutura no organograma de unidade se tornarão caixas delegadas;
   2. b) todas as demais caixas devem ser convertidas em grupos.

Cada unidade é responsável por analisar suas caixas institucionais e definir o modo de migração:

1. Conta delegada, estritamente reservada para caixas institucionais ligadas ao organograma;
2. Grupo, demais caixas institucionais.

Observação: não serão migradas para a plataforma G Suíte

1. Caixas em desuso
2. Caixas institucionais sem informação de modo de migração.

As contas remanescentes que não foram migradas na primeira etapa da mudança para a plataforma G Suite serão criadas por meio de abertura de chamados a partir de agosto/2020, conforme escala de atendimento.

Procedimentos para o primeiro acesso ao Gmail

O processo de migração das contas do serviço Zimbra para o Gmail exige várias ações de ordem técnica. Para que a migração ocorra de modo seguro, um dos primeiros passos que o empregado deve fazer é a troca da senha corporativa conforme as orientações a seguir.

Passo 1. Efetuar a troca de senha corporativa

Esta operação é necessária para a sincronização das contas entre Zimbra e o Gmail. Acesse a página de serviço a siga as orientações técnicas para a criação da nova senha. Guarde a senha de forma segura, lembrando sempre que é pessoal e intransferível:

• Serviço de troca de senha corporativa

Passo 2. Acessar o Gmail

Acesse o Gmail

Ao primeiro acesso à conta Gmail, com o nome da conta e senha atualizada, aparecerá o termo de serviço Gmail (Observe a figura a seguir). Leia com atenção para compreender as políticas envolvidas no processo de migração. Para prosseguir, clique no botão -Aceitar, localizado abaixo da mensagem: esse procedimento é necessário para sincronizar a sua conta da Embrapa com a nova conta do Google.

Tela de primeiro acesso do usuário Embrapa ao Gmail

Passo 3. Reconhecer o ambiente Gmail

Observações importantes:

1. Pastas e subpastas serão convertidas em marcadores do Gmail (Mais informações podem ser obtidas neste tutorial).
2. com a sincronização das contas Zimbra para o Gmail não serão migrados:
   1. Listas de endereços (o Gmail está sincronizado com o serviço Google Contatos, exclusivo para gerenciamento de endereços);
   2. Agenda (o Gmail está sincronizado com o serviço Google Agenda);
   3. Assinaturas (saiba mais neste tutorial);
   4. Porta Arquivos (o Gmail está sincronizado com o serviço Google Drive, exclusivo para gestão de arquivos na nuvem); e
   5. Filtros (saiba mais neste tutorial).
3. O GMail não suporta a migração dos seguintes tipos de mensagens:
   1. Mensagens classificadas como SPAM pelo filtro do Google;
   2. Mensagens com tamanho maior que 25Mb, incluindo anexos (No Gmail é possível fazer o envio de arquivos de grande formato a partir do serviço Google Drive);
   3. Mensagens de sistema, como por exemplo: aviso de cota (“Quota warning”), (Esta mensagem é exclusiva do Zimbra);
   4. Mensagens com anexos que tenham senha ou usem criptografia (Este tipo de mensagem exige protocolos mais rígidos de segurança para a sincronização).

Observação: Caso você tenha alguma conta pessoal no Google e a mesma tenha cadastrado o e-mail da Embrapa como e-mail de recuperação, pode aparecer a mensagem de conta conflitante no primeira acesso. Caso aconteça, clicar em Conta Institucional do Google Apps e continuar o processo, mas se mesmo assim continuar sem acesso, favor entrar em contato para verificarmos com o Google e diagnosticar a causa do problema.

Atenção: contas de e-mail criados com o nome Embrapa, para uso de serviços do Google, exemplo: embrapa.cenargen@gmail.com, podem ser tratadas como Spam pelo Gmail, quando o empregado passar a usar a sua senha corporativa.

Informações de apoio ao usuário

Requisitos

Para qualquer dispositivo, para acessar o Gmail da Embrapa é imprescindível ao usuário possuir conta corporativa de e-mail. O usuário deve possuir computador pessoal com acesso à internet; tablet ou celular smart phone com aplicativo Gmail instalado conforme o sistema operacional do dispositivo.

Página de apoio ao Gmail da Embrapa

1. Perguntas e respostas sobre o Gmail;
2. Orientações sobre o G Suite;
3. Centro de treinamento e ajuda do Gmail;

Tutoriais

1. Suporte Google;
2. Canal Tech ;
3. TechTudo ;

Informações iniciais sobre a migração do Zimbra para o Gmail

Após o primeiro acesso ao Gmail por meio da conta de corporativa da Embrapa, o empregado ou colaborador deve observar as informações iniciais sobre o processo de migração, a seguir assinaladas.

Como converter pastas do Zimbra em marcadores do Gmail?

As pastas e subpastas do e-mail Zimbra serão convertidas em marcadores no Gmail. Nesse sentido, para melhor gerenciamento das mensagens, recomenda-se visitar os tutoriais do Gmail.

O uso de marcadores é comum em inúmeros sistemas de gerenciamento de conteúdo, como Mediawiki, gerenciador da Wikipédia; Liferay, gerenciador do Portal Embrapa; entre outros, por isso é recomendável conhecer os tutoriais e se apropriar dos recursos do Gmail, para melhor usufruir suas funcionalidades. Para mais informações consulte o tutorial: Como organizar sua Caixa de entrada.

Como aplicar filtros de gerenciamento de mensagens no Gmail

No processo de migração do e-mail corporativo da Embrapa, os filtros de seleção de mensagens não serão importados para o Gmail. O usuário deve aproveitar a oportunidade de mudança de plataforma para reorganizar as mensagens e os temas de seu interesse. Uma vez definidos, os filtros permitem a organização da caixa de mensagens do usuário; permitem ordenar o fluxo de mensagens por meio de marcadores específicos que identificam assuntos, emissários de mensagens ou conteúdos de relevância.

Para mais informações sobre a criação de filtros no Gmail, consulte:

1. Organizar sua Caixa de entrada
   1. Substituir pastas por marcadores
   2. Criar marcadores
   3. Aplicar marcadores
   4. Adicionar filtros

Como fazer a assinatura Gmail no padrão Embrapa

Conforme as orientações de migração do serviço G Suite, as assinaturas do empregado no sistema Zimbra não serão migradas para o Gmail. O usuário deverá refazer a sua assinatura no Gmail, conforme o padrão adotado pela Embrapa em normativos anteriores. Nesse sentido, antes de acessar os comandos de criação de assinatura do Gmail, o empregado deverá organizar as informações de sua assinatura seguindo as orientações do modelo utilizado no Zimbra, conforme o padrão a seguir:

1. Documento orientador sobre assinatura de e-mail da Embrapa

Procedimentos para inserir assinatura de e-mail

Tela de inserção de assinatura de e-mail; fonte: NTI/Cenargen

1. Clicar no ícone de configurações, localizado na barra superior e selecionar a opção -Ver todas as configurações;
2. Observar na tela -Configurações os diversos campos de edição e personalização. Selecionar o item Assinatura;
3. Usar a caixa de criação e edição de assinatura; observar á direita o editor de texto e as várias opções para montagem da assinatura;
4. Fazer a inserção da imagem utilizando a opção -Endereço para Web (URL), link para a marca de assinatura padrão da Embrapa. (Observação: copie e cole o link a seguir antes de clicar no botão de inserção da imagem: http://sistemas.sede.embrapa.br/nonsec/logo.png);
5. Defina o nome da assinatura que será aplicada ao corpo da mensagem, para novos e-mails e para uso em respostas;
6. Observe e defina a forma de inserção da assinatura, se preferir que entre no início do corpo da mensagem de e-mail, mantenha a seleção do botão;
7. Ao final da configuração da assinatura, use a barra de rolagem para descer até o final da janela de configurações. Localize o botão -Salvar e finalize a operação.

Para mais informações sobre como fazer assinatura no Gmail, consulte:

1. Criar assinaturas no Gmail
   1. Criar uma assinatura
   2. Adicionar uma assinatura a um e-mail
   3. Editar uma assinatura
   4. Excluir uma assinatura

Como substituir a agenda do Zimbra pela Google Agenda?

O Google Agenda é um aplicativo do pacote G Suite e pode ser acessado diretamente a partir do Gmail.

Como organizar os arquivos do Porta arquivos Zimbra no Gmail

A função porta-arquivos do sistema Zimbra é muito utilizada pelos usuários da Embrapa. Permite ao usuário constituir um diretório de gerenciamento de conteúdos pessoais, de apoio a sua rotina de atividades. Com a mudança de sistema para o serviço G Suite, o usuário Embrapa deverá fazer uso de outros aplicativos, integrados à plataforma Google. No caso da função Porta-arquivos, recomenda-se o uso do aplicativo Google Drive.

Como fazer uma mensagem automática para período de férias?

Como acessar o Gmail por meio do computador ou laptop

Como acessar a conta do Gmail

Como criar e enviar emails

1. Abra o Gmail;
2. À esquerda, clique em + Escrever.;
3. (Opcional) Para alterar o tamanho da janela, clique no botão Maximizar Expand ou Sair da tela cheia Sair da tela cheia no canto superior.;
4. Adicione os destinatários e um assunto.
5. Digite sua mensagem. Os e-mails que você começar a escrever, mas não enviar, serão salvos automaticamente em Rascunhos à esquerda.;
6. (Opcional) Adicione anexos, como arquivos do Drive ou fotos .;
7. Clique em Enviar.;

Dica: para cancelar o envio de um e-mail, clique em Desfazer na parte inferior da janela. Essa opção aparece rapidamente, mas você pode alterar a duração dela. Consulte Cancelar o envio dos seus e-mails.

Visualizar Emails

Os e-mails não lidos estão em negrito. Para abrir um e-mail, clique nele.

Respondendo a um Email

1. Para responder a um único e-mail ou ao último e-mail em uma conversa, clique em Responder.;
2. Para responder a um e-mail em uma conversa, clique em Responder.;
3. Para encaminhar um único e-mail ou o último e-mail em uma conversa, clique em Encaminhar.;
4. Para encaminhar um e-mail em uma conversa, clique em Mais e depois em Encaminhar.;
5. Para ver o e-mail anterior em uma conversa, clique em Mostrar conteúdo cortado.;
6. Para encaminhar uma conversa inteira, na parte superior, clique em Mais e depois em Encaminhar tudo.;
7. Para usar uma Resposta inteligente, na parte inferior do e-mail, clique em uma resposta sugerida. Você pode editar a mensagem antes de enviá-la.;

Alterar destinatários ou assuntos

Adicionar e remover destinatários:

1. Em um e-mail aberto, clique no endereço de um destinatário.;
2. Para adicionar mais destinatários, digite os endereços de e-mail deles.;
3. Para remover destinatários, ao lado do endereço de e-mail deles, clique em Remover.;

Editar o assunto de um e-mail:

1. Ao lado de Tipo de resposta, clique na seta para baixo e depois em Editar assunto.
2. Digite um novo assunto.

Salvar e imprimir anexos

Quando alguém envia um anexo para você, como uma foto ou um documento, uma visualização aparece na parte inferior do e-mail.Para adicionar imagens e anexos a um e-mail rapidamente, arraste os arquivos da área de trabalho para a janela de texto do Gmail. Para fazer o download de imagens e anexos em e-mails, arraste os arquivos para a área de trabalho.

Ativar ou desativar a resposta automática de férias

1. Abra o Gmail
2. No canto superior direito, clique em Configurações e depois em Ver todas as configurações.
3. Role para baixo até Resposta automática de férias e selecione Resposta automática de férias ativada ou Resposta automática de férias desativada.
4. Se você tiver ativado a resposta automática de férias, digite as datas em que estará ausente e adicione uma mensagem. Em seguida, escolha quem receberá a resposta.
5. Na parte inferior, clique em Salvar alterações.

Como usar o Gmail no Tablet ou celular

Contexto de uso e orientações.

Como acessar o Gmail

1. instrução 1;
2. instrução 2;
3. instrução 3;

Como personalizar o Gmail

1. instrução 1;
2. instrução 2;
3. instrução 3;

Como gerenciar a conta do Gmail

1. instrução 1;
2. instrução 2;
3. instrução 3;

Outros materiais de apoio

1. Guia CanalTech
2. links de tutorial Gmail.

Referências

1. ↑ Gmail: Wikipedia: a enciclopédia livre; Fonte: [1] Acessado em 18/6/2020.
2. ↑ EMBRAPA. Informativo encaminhado por E-mail (embrapa-l@embrapa.br); Brasília-DF; Acessado em 3/8/2020;
3. ↑ EMBRAPA. Intranet Corporativa; Fonte [Transição final para o Gmail começa no dia 31 Intranet Corporativa]; acessado em 30 de julho de 2020;
4. ↑ EMBRAPA. Intranet Corporativa; Fonte: Intranet Corporativa; acessado em 3 de julho de 2020;