Manual de gestão da coleção de bactérias de invertebrados

Definições, siglas e abreviaturas

Definições

Para efeito deste procedimento, são adotadas as seguintes definições:

1. Assistente de Pesquisa - O encarregado em auxiliar as atividades de suporte à coleção
2. Cliente - Todo indivíduo, grupo ou entidade pública ou privada que demanda ou adquire, direta ou indiretamente, conhecimentos e tecnologias fornecidos por uma organização. Para a Coleção, consideram-se fundamentalmente como clientes, as pessoas ou instituições que solicitam amostras ou o depósito de amostras de Bacillus, ou ainda, que solicitam a identificação das mesmas.
3. Curador - O encarregado pela administração da coleção, o representante legal da coleção.
4. Ensaio – Experimento, ou conjunto deste, constante de projeto vinculado ao escopo do Sistema da Qualidade.
5. Fiel depositário - Aquele a que se confia uma amostra (bactéria/estirpe).
6. Liofilização - Remoção de água por sublimação, a partir de uma suspensão celular previamente congelada;
7. Material Biológico - Define-se material biológico como todo material que contenha informação genética, e seja capaz de auto-reprodução ou de ser reproduzido em um sistema biológico. Desta forma, material biológico inclui os organismos cultiváveis e microrganismos (bactérias, fungos filamentosos, algas, vírus, leveduras e protozoários); as células humanas, animais e vegetais; as partes replicáveis desses organismos e células (bibliotecas genômicas, plasmídeos e fragmentos de DNA clonado) e os organismos ainda não-cultivados, assim como os dados associados a esses organismos, incluindo informações moleculares, fisiológicas e estruturais referentes ao material biológico. Para fins desse documento, serão considerados como material biológico as amostras de Bacillus.
8. Material de referência – É o item de controle, isto é, qualquer item usado para prover uma base de comparação com a substância teste
9. Plano de ação – Instrumento de operacionalização do projeto. Todo projeto tem um plano de gestão do projeto e tantos planos de ação quantos forem necessários para sua execução. Cada um pode ser constituído de várias atividades.
10. Preservação em papel filtro - Preservação dos esporos seco em papel filtro para preservação em longo prazo.
11. Projeto – figura programática operacional dedicada à produção de conhecimentos, processos ou produtos tecnológicos que atendam às demandas dos públicos de interesse, em um período de tempo determinado no momento do planejamento. Essa figura é gerenciada por um líder de projeto e sua execução pode envolver diferentes unidades da Embrapa e parceiros, organizados em diferentes arranjos institucionais.
12. Responsável pela Coleção' - O encarregado pelo gerenciamento da coleção.
13. Serviço – Toda interação organizada, sistematizada e formatada para resolver um problema do cliente ou para habilitá-lo a resolver esse problema.
14. Termo de Transferência de Material (TTM) - Termo instituído para controlar as remessas de patrimônio genético, existente em condição in situ, no território nacional, na plataforma continental e na zona econômica exclusiva, mantida em condição ex situ, destinadas às instituições de pesquisa nacionais e de outros países, com base nas seguintes premissas: o reconhecimento de que o intercâmbio do patrimônio genético realizado entre instituições de pesquisa nas áreas biológicas e afins, sediadas no Brasil e no exterior, é fundamental para o avanço do conhecimento sobre a biodiversidade brasileira; e a necessidade de garantir o cumprimento do disposto na Convenção sobre a Diversidade Biológica – CDB, em especial, a soberania nacional sobre a biodiversidade, o consentimento prévio fundamentado e a repartição de benefícios decorrentes do uso do patrimônio genético.

Siglas e Abreviaturas

1. Bs - Bacillus sphaericus
2. Bt - Bacillus thuringiensis
3. CQ - Comitê da Qualidade
4. LBE - Laboratório de Bactérias Entomopatogênicas
5. Ls - Lysinibacillus sphaericus
6. NGQ - Núcleo de Gestão da Qualidade
7. SQ - Sistema da Qualidade

Apresentação

A Coleção de Bactérias de Invertebrados (Coleção de Bacillus spp.) criada em 1988, fica localizada no Laboratório de Bactérias Entomopatogênicas da Embrapa Recursos Genéticos e Biotecnologia em Brasília, Distrito Federal e teve seu inicio como uma coleção de trabalho. A formação da Coleção teve como finalidade enriquecer, conservar e agregar valor aos recursos genéticos microbianos, com resultados expressivos, tanto do ponto de vista científico, quanto tecnológico. A Coleção teve desde aquela época como missão se dispor de um grande número de estirpes de Bacilos isoladas, em sua maioria, a partir de amostras de solo, água e insetos mortos; e estratégicas no controle biológico de pragas agrícolas e vetores de doenças humanas. As amostras eram identificadas com informações sobre a origem, coletor, responsável pela coleta, data de isolamento e responsável pela identificação, e visavam prover recursos genéticos para realização de pesquisas de controle biológico de pragas agrícolas, tais como: Spodoptera frugiperda (Lepidoptera: Noctuidae), Anticarsia gemmatalis (Lepidoptera: Noctuidae) e Plutella xylostella (Lepidoptera: Plutellidae), e vetores de importância na saúde pública, como Aedes aegypti (Diptera: Culicidae) e Culex quinquefasciatus (Diptera: Culicidae).

Pesquisas utilizando as amostras dessa coleção foram se inovando a cada de forma a diversificar o uso deste recurso genético nacional. A coleção tem realizado prospecção de estirpes para o controle de Anthonomus grandis (Coleoptera: Curculionidae) e à medida que novas pragas vão surgindo como pragas primárias, as pesquisas vão se ampliando, visando o controle de pragas como: Diatraea saccharalis (Lepidoptera: Pyralidae), Agrotis ipsilon (Lepidoptera: Noctuidae), Spodotera cosmioides (Lepidoptera: Noctuidae), Hypsipilla grandella (Lepidoptera: Pyralidae), Helicoverpa zea (Lepidoptera: Noctuidae), H. armigera (Lepidoptera: Noctuidae), nematoides de importância agrícola e veterinária e fitopatógenos. Como também, outros estudos visando à utilização sistêmica de Bacillus thuringiensis no controle de pragas e na promoção do crescimento vegetal, o estudo de interação inseto-planta-microrganismo e a caracterização molecular e bioquímica dos bacilos, clonagem e expressão gênica, estudo de modo de ação das proteínas nos insetos e desenvolvimento de bioprodutos. A Coleção vem dando suporte a diversos projetos de pesquisa da Embrapa, atendendo a Empresas e outras instituições de pesquisa no depósito de subamostras como fiel depositário ou no fornecimento de amostras para instituições públicas e privadas. A Coleção também presta alguns serviços ligados ao controle biológico, garantindo a qualidade de seus materiais e serviços por meio da adoção de boas práticas advindas da implantação de um sistema de qualidade.

Inicialmente, o acervo era constituído de estirpes de Bacillus thuringiensis e Bacillus sphaericus (Lysinibacillus sphaericus) preservados em papel filtro. Em 2001, com a estruturação da Rede Nacional de Recursos Genéticos da Embrapa (RENARGEN), a coleção foi consolidada, sob a designação de Banco de Bacillus spp. para o controle biológico de pragas agrícolas e vetores de doenças, passando a ter um curador como responsável, a Dra. Rose Gomes Monnerat, nomeada para tal função.

Em função desse acervo, de grande importância como Recurso Genético Mundial e das linhas de pesquisa envolvidas, a equipe foi orientada a implantar um sistema de qualidade bem documentado, utilizando como referências as normas ABNT NBR ISO/IEC 17025/2005 e a Norma para Centro de Recursos Biológicos da Organização para Cooperação e Desenvolvimento Econômico (OCDE). Todo esse trabalho de implementação das normas, iniciou-se em 2005, através do projeto FINEP, apoiado pelo Ministério da Ciência e Tecnologia (MCT), com o objetivo de adequar coleções brasileiras para atuar como Centros de Recursos Biológicos. Dezesseis coleções brasileiras foram avaliadas com base na norma ABNT NBR ISO/IEC 17025 das quais quatro foram selecionadas com o objetivo de implantar um sistema de qualidade que atendesse aos critérios internacionalmente aceitos, oferecendo serviços técnico-especializados e materiais biológicos certificados. A Coleção de Bacilos foi uma das selecionadas.

Com isso, a Coleção passou por avaliações realizadas por profissionais ligados ao Projeto FINEP. Em 2009, foi recomendado que a Coleção tivesse todo o seu acervo preservado em mais de um método. A partir de então, todo um trabalho foi realizado por dois anos (2009 e 2010) para multiplicar todas as amostras da Coleção e ter todo o seu acervo liofilizado. Esse método foi escolhido por ser um método muito conhecido para a preservação de bactérias por longo prazo, além de ser fácil de manipular e de armazenar, terem as amostras guardadas inclusive a temperatura ambiente. Esses dois métodos são de grande importância para assegurar as condições ideais de preservação, viabilidade e pureza, além de minimizar o risco de perda de estirpes.

Em 2009, com a organização da Plataforma Nacional de Recursos Genéticos, o projeto passou a ter um plano de ação com o objetivo de realizar um diagnóstico nas coleções da Embrapa e verificar dentre as coleções, quais poderiam ser selecionadas para vir a se tornar um Centro de Recursos Biológicos. Ao mesmo tempo, a Embrapa Recursos Genéticos e Biotecnologia buscava o credenciamento de suas coleções junto ao Conselho de Gestão do Patrimônio Genético (CGEN) como instituição fiel depositária de amostras de componente do patrimônio genético. Neste mesmo ano, Coleção de Bacillus obteve o credenciamento e considerando a nova estrutura da rede de recursos genéticos microbianos, a Coleção teve seu nome oficializado como Coleção de Bactérias de Invertebrados em dezembro de 2012. A partir do diagnóstico dessa Coleção, verificou-se que a mesma possuía as características necessárias para vir a se tornar um CRB, sendo reconhecida em 2013 com uma das coleções do CRB Embrapa. Desde então, a equipe da Coleção vem buscando além de implementar a Norma ABNT NBR ISO/IEC 17025, adequar suas atividades e documentos a Norma NIT DICLA 061.

Essa coleção além de servir de base para o desenvolvimento de pesquisas tem desempenhado um papel importante na formação de recursos humanos, auxiliando na formação de estudantes de graduação e de pós-graduação de diferentes universidades localizadas em Brasília e também de diversas regiões do País. Tem também atraído parceiros em função da importância do trabalho que realiza na prospecção de estirpes como princípio ativo de bioinseticidas e genes cry para a transformação de plantas para o controle de insetos-praga. Além de prestar serviços de determinação de toxicidade de produtos biológicos a base de Lysinibacillus sphaericus e Bacillus thuringiensis (Bt) a mosquitos e determinação de toxicidade de Bt a lepidópteros-pragas.

Atualmente, a coleção possui mais de 2500 estirpes conservadas em papel filtro e liofilizadas, classificadas como nível de segurança NB1, ou seja, microrganismos com nenhum ou baixo risco individual e comunitário, segundo classificação da Organização Mundial da Saúde (OMS). Com relação à bioproteção, as amostras são consideradas de risco desprezível ou baixo que não requer área de segurança especial.

Estrutura organizacional

A estrutura da coleção é constituída por um pesquisador, que é o curador da coleção, um responsável pela coleção, outro pesquisador que trabalha com várias atividades de pesquisa e quando necessário auxilia o responsável pela coleção e um assistente de pesquisa, totalizando quatro profissionais ligados diretamente às atividades da coleção e que são do quadro permanente da Embrapa, o que pode ser visualizado no organograma da coleção (Figura 1). Além disso, conta com o suporte de colaboradores com nível superior de escolaridade, mas que são considerados como mão de obra eventual.

O curador é responsável pelas decisões técnicas relacionadas à coleção, tais como: definir as estirpes a serem mantidas ou depositadas; definir as técnicas empregadas para identificação; definir os materiais e meios a serem usados para preservação e pela captação de recursos para a coleção; discutir com os empregados ligados à coleção sobre suas atribuições e sobre a distribuição das tarefas a serem realizadas; acompanhar e auxiliar (quando necessário) na realização das tarefas ligadas à coleção; receber solicitações de estirpes, enviar os Termos de Transferência de Material (TTM) para assinatura do solicitante, receber e arquivar os TTM assinados e enviar as amostras solicitadas; comunicar aos funcionários relacionados à coleção as decisões, orientações e direcionamentos da Embrapa relacionados a recursos genéticos microbianos, podendo ser auxiliado pelo responsável pela coleção.

O responsável pela coleção é responsável pela elaboração e implementação de documentos para atendimento às exigências de qualidade da coleção; zelar pela manutenção e melhoria contínua das normas de qualidade nas atividades da coleção, bem como, pelo controle de qualidade das estirpes armazenadas; acompanhar e auxiliar nas atividades gerais relacionadas à coleção; zelar pelo funcionamento e manutenção de equipamentos; controlar e armazenar os documentos e registros da coleção; avaliar a necessidade e promover treinamentos para o pessoal envolvido nas atividades da coleção, além de receber e registrar as amostras (ou coletar no campo, quando necessário); registrar os dados das amostras; isolar microrganismos e proceder à identificação; introduzir estirpes na coleção; realizar testes de viabilidade; processar amostras para fornecimento, registrar estirpes, controlar o estoque e inserir dados das mesmas no sistema de informação AleloMicro, podendo ser auxiliado por colaboradores, desde que supervisionados pelo mesmo. Além de auxiliar o Curador em suas atividades e substituí-lo em sua ausência.

O assistente de pesquisa é responsável pela elaboração de meios de cultura e soluções, pela lavagem e esterilização de todo o material da coleção e pelo descarte.

Para melhor definir as atividades e deixá-las registradas, a coleção possui e mantém atualizada uma matriz de competências e habilidades onde estão definidas as atividades de toda a equipe de empregados e colaboradores da coleção (Matriz de competência e Habilidades - código 038.10.02.5.036).

Figura 1 – Organograma da Coleção de Bactérias de Invertebrados.

A Coleção está localizada no Laboratório de Bactérias Entomopatogênicas (LBE) do Prédio do Controle Biológico 1 da Embrapa Recursos Genéticos e Biotecnologia. As salas onde as amostras são processadas possuem instalações e equipamentos adequados para a realização de todas as atividades inerentes à coleta, ao isolamento, à identificação, caracterização e preservação desses microrganismos. O LBE, onde são processadas as amostras de Bacilos, compreende uma área total de 337,95 m2 e é funcionalmente subdividido em nove salas localizadas no pavimento inferior (Térreo)(Figura 2) onde são executadas atividades tais como: lavagem de materiais (Sala de Lavagem) e preparo de meios de cultura e soluções (Sala de Pesagem); uma Sala de Equipamentos, onde estão localizados alguns equipamentos como: liofilizador, freezer -80 o C e centrífuga de alta performance; Sala de Bioensaios onde se localizam geladeiras ligadas às atividades da Coleção, além se ser o local de realização dos bioensaios, ou seja, aonde ocorre toda a parte de caracterização entomopatogênica; Sala de Biologia Molecular 1 e 2, local de realização da caracterização bioquímica e molecular dos bacilos; Sala de Crescimento Microbiano, subdividida em Sala de Manipulação, Sala de Incubadores e Sala da Fermentação.

Figura 2 – Planta Baixa do Pavimento Inferior.

O Laboratório possui, ainda, um 1° andar (Pavimento Superior) (Figura 3) com 12 salas, onde estão localizadas: a Sala da Coleção onde são preservadas e guardadas as amostras em papel filtro; as Salas de Bioensaio de mosquitos e de Acondicionamento, onde são realizados os bioensaios de mosquitos e acondicionados todos os bioensaios sob condições controladas; a Sala de Fotografia, onde são revelados os ensaios de ligação e de materiais com radioatividade. Além das salas de atividades laboratoriais, o LBE conta com uma Sala de Almoxarifado e Arquivos e cinco escritórios de pesquisadores e técnicos, uma sala de reuniões e uma sala para o uso dos estudantes, incluindo uma pequena copa.

Figura 3 – Planta Baixa do Pavimento Superior

As Salas de Esterilização e Descarte ficam fora do Laboratório, sendo a Sala de Esterilização localizada no mesmo Prédio e Sala de Descarte de materiais ao lado do Prédio de Criação de Insetos (Figuras 4 e 5).

Figura 4 - Sala de Esterilização

Figura 5 – Sala de Descarte

A coleção possui e mantém instalações com controle de acesso; segregação de áreas limpas e áreas sujas; áreas para manipulação de microrganismos e uma instrução de organização, limpeza e utilização do LBE onde consta a parte de monitoramento da contaminação, incubadores usados no cultivo das estirpes, capelas de fluxo laminar, microscópio e outros. Com relação à implementação de sistema da qualidade na Coleção, a atividade é de responsabilidade do responsável pela qualidade do LBE, que faz parte do CQ, que é a mesma pessoa responsável pela coleção, cujas atividades são coordenadas pelo NGQ, que possui um gerente da qualidade, responsável pelo SQ em toda a Unidade.

Declaração do nível de serviço

A Coleção de Bactérias de Invertebrados conta com aproximadamente 2.500 estirpes de bactérias, sendo a maior parte das estirpes pertencentes às espécies Bacillus thuringiensis e Lisinibacillus sphaericus, de nível de segurança NB1, segundo classificação da Organização Mundial da Saúde (OMS) e considerada de baixo risco de bioproteção. Essa coleção realiza pesquisas com o intuito de isolar, identificar, caracterizar, conservar e avaliar bactérias entomopatogênicas com potencial para o controle de pragas agrícolas e vetores de doenças, além de desenvolver bioprodutos e realizar estudos de interação inseto-planta-microrganismo. A coleção presta serviços de determinação de toxicidade de produtos biológicos a base de Bacillus thuringiensis e de Lysinibacillus sphaericus a mosquitos e determinação de toxicidade de B. thuringiensis a lepidópteros. Como também, realiza ensaios de identificação, viabilidade e pureza de Bacillus, depósito e fornecimento de amostras.

Plano de sustentabilidade para a manutenção da coleção de bactérias de invertebrados e requisitos para a contratação de pessoal

A Coleção de Bactérias de Invertebrados existe há mais de 25 anos e conta até o momento com aproximadamente 2.500 estirpes de Bacillus spp.

Com o intuito de manter e preservar esta coleção dois tipos de ações são sendo realizadas:

1. Suporte institucional: A chefia da Embrapa Recursos Genéticos e Biotecnologia e a Diretoria da Embrapa são sensibilizadas e apoiam institucionalmente à Coleção, inclusive buscando apoiar projetos que possibilitem manter a coleção;
2. Suporte financeiro: Todos os projetos realizados no LBE dependem da Coleção. Assim sendo, em todos se prevê um valor para investir na manutenção da Coleção. Além disso, existem projetos específicos para a preservação e aumento do acervo, como o plano de ação – Coleção de Bactérias de Invertebrados dentro projeto componente Coleção de Microrganismos Agentes de Controle Biológico da Rede/Vertente Microbiana, além de projetos externos e internos de pesquisa;
3. Conservação de longo prazo das amostras do acervo: Todo o acervo é preservado dois métodos de conservação distintos e de longo prazo. São eles o liofilizado e os esporos em papel de filtro. As amostras conservadas através desses dois métodos permanecem viáveis por mais de 20 anos e não necessitam estar em condições ambientais controladas.

Requisitos para contratação de pessoal para a manutenção da coleção de bacterias de invertebrados

Os empregados ligados a Coleção devem apresentar os seguintes requisitos:

1. Ter experiência comprovada
2. Ter curso superior de Biologia, Bioquímica, Agronomia, Farmácia, ou outra área afim; quando a atividade for ligada a identificação e preservação de Bacillus;
3. Ter alguma experiência com Microbiologia;
4. Ter noções de informática.

Colaboradores deverão ser formados nas mesmas áreas acima descritas ou ter experiência comprovada.

Política de preservação, solicitação, fornecimento e depósito de amostras

A operacionalização da coleção é realizada por pessoal treinado e de forma a assegurar a correta identificação, viabilidade e pureza dos microrganismos. A coleção deve realizar atividades de coleta, isolamento, identificação, preservação, caracterização, valoração, documentação e intercâmbio e depósito de estirpes microbianas. Em resumo, amostras de solo, água, plantas, insetos mortos, tecidos vegetais e outras coletadas no campo devem ser transportados para o laboratório. Após o isolamento dos microrganismos de interesse, os mesmos devem ser identificados pelo menos em nível de gênero e cultivados em meios específicos para preservação.

A operacionalização da coleção é realizada por pessoal treinado e de forma a assegurar a correta identificação, viabilidade e pureza dos microrganismos. A coleção deve realizar atividades de coleta, isolamento, identificação, preservação, caracterização, valoração, documentação e intercâmbio e depósito de estirpes microbianas. Em resumo, amostras de solo, água, plantas, insetos mortos, tecidos vegetais e outras coletadas no campo devem ser transportados para o laboratório. Após o isolamento dos microrganismos de interesse, os mesmos devem ser identificados pelo menos em nível de gênero e cultivados em meios específicos para preservação. Todos os isolados a serem incorporados na coleção recebem um código inicial de identificação de acordo com a ordem de preservação na coleção que tem como inicial a letra S e em seguida, uma numeração sequencial (S0000). Todas as estirpes preservadas e depositadas devem ser registradas em caderno-ata. As amostras são preservadas em dois métodos papel filtro e liofilização. Esses dois métodos são necessários por auxiliar a assegurar a viabilidade das estirpes em longo prazo. No caso do papel filtro, são preservadas pelo menos 10 tubos (replicatas) para cada uma das estirpes e à medida que são utilizados quando alcançam um mínimo de três tubos, precisam ser rearmazenados. As amostras preservadas por liofilização são preservadas em número de 5 tubos criogênicos, 3 tubos para a Coleção e 2 para a cópia de segurança da mesma.

Depois de concluída a preservação, sua identidade juntamente com os dados são inseridos no sistema de informação - Alelo Micro, recebendo um código automático com as iniciais BRM (Mais detalhes na Instrução Técnica – Uso do Alelo Micro).

Além dos microrganismos isolados pela equipe, a coleção pode abrigar amostras de microrganismos de referência adquiridas de outras coleções e amostras de terceiros, na qualidade de fiel depositária ou não. Estas amostras devem receber uma designação de acordo com o critério da coleção e as informações sobre sua origem devem ser registradas em caderno-ata, de acordo o Procedimento de recepção, registro, acondicionamento e guarda de amostras de microrganismos e bioprodutos (código 038.11.02.3.001). Para a guarda na qualidade de fiel depositária, o depositante, de preferência, deve ser parceiro da equipe da coleção e o microrganismo deve se enquadrar no escopo da coleção (microrganismos estratégicos para o controle biológico de pragas, corretamente identificados e com informações mínimas associadas verificar no procedimento de recepção citado acima) e ficar disponível para uso da equipe da Embrapa e seus parceiros. Alternativamente, caso o depositante não possa disponibilizar suas amostras, o mesmo deve informar e as amostras serão denominadas como depósito fechado. Depósitos que não requeiram a guarda como fiel depositário devem ser aceitos apenas quando as amostras forem de interesse da coleção e possam ser disponibilizadas no Alelo Micro - catálogo da Embrapa. Para o depósito, o cliente deverá encaminhar email ao Curador para que o mesmo faça uma análise crítica da solicitação. As amostras deverão ser encaminhadas juntamente com as informações como: autorização de acesso do projeto, espécie a ser depositada, identificador, nº da amostra em outras coleções, coordenadas geográficas, procedência. A solicitação de depósito só deve ser aceita pelo curador se as amostras estiverem acompanhadas de as informações solicitadas.

Para o fornecimento de estirpes da coleção, é necessário o envio de um email para o Curador ou para o responsável pela coleção. Se for empregado ou colaborador do Laboratório, o usuário deverá enviar email para o responsável pela coleção com justificativa do uso, o qual será entregue em até dois dias úteis, após o recebimento do pedido. No caso da solicitação ser de empregado da Embrapa, o cliente deve enviar uma mensagem eletrônica para o curador, com descrição resumida das estirpes de interesse e justificativa de uso. A solicitação será avaliada pelo curador em função dos critérios da coleção e da disponibilidade das amostras, e a resposta, juntamente com instruções necessárias, será encaminhada ao solicitante. Para o fornecimento de amostras a outras instituições de pesquisa, é necessário o envio da mensagem eletrônica para o curador com o mesmo teor mencionado anteriormente. Após a análise do pedido, caso seja passível de atendimento, será necessário o estabelecimento de contrato por meio de um TTM, o qual é encaminhado pelo curador da coleção ou outra pessoa designada pelo mesmo ou por seu substituto ao solicitante. O TTM deve ser assinado pelo responsável pela Instituição solicitante ou seu substituto. Após assinatura, o TTM retorna a Embrapa para a Assinatura do representante legal que é o Chefe Geral da Unidade. Em seguida, a(s) amostra(s) será (ao) encaminhada (s) ao solicitante juntamente com o TTM. A coleção deve registrar todas as solicitações independentes ou não do atendimento em caderno-ata. Com relação ao transporte das amostras solicitadas, as mesmas podem ser encaminhadas por sedex, uma vez que são amostras com relação à bioproteção de risco baixo ou desprezível e não requer nenhum cuidado especial no transporte de acordo com as diretrizes da Organização Mundial de Saúde (OMS) e as orientações para transporte de material biológico (International Air Transport Association - IATA, União Postal Universal - UPU, etc).

O controle de qualidade de suas estirpes é realizado anualmente. É importante averiguar a identidade, viabilidade e pureza do material, de acordo com os Procedimentos de: Isolamento e identificação de Bacillus (038.11.02.3.003), Preservação por papel filtro de Bacillus para manutenção da Coleção de Bactérias de Invertebrados (038.11.02.3.025) ou Preservação por liofilização de Bacillus para manutenção da Coleção de Bactérias de Invertebrados (038.11.02.3.025). Um por centro das linhagens armazenadas deve ser escolhido de forma aleatória por meio de sorteio para a realização dos testes ou se pelo menos um 1% das amostras forem utilizadas ao longo do ano pelos usuários do próprio laboratório, essas poderão ser utilizadas no controle de qualidade. Quando uma amostra não conforme for identificada e não puder ser recuperada, a mesma deve ser descartada e o seu número não pode ser utilizado para outra estirpe. Quando for possível a descontaminação da amostra, os procedimentos citados acima devem ser seguidos.

Com relação às atividades de caracterização das amostras da Coleção, as mesmas são realizadas por toda a equipe do laboratório como atendimento aos projetos de pesquisa. O conjunto de dados de caracterização das amostras da Coleção deve ser encaminhado por toda a equipe ao Curador e ao responsável pela Coleção por email, para que o último arquive os daos e faça o lançamento das informações no Alelo Micro (Base de dados) e salve em pelo mais uma mídia alternativa, garantindo a realização de uma cópia de segurança.

A coleção possui procedimentos onde estão descritas as instruções para as atividades práticas de coleta de amostras, isolamento, identificação, armazenamento, controle de qualidade e documentação do acervo. A coleção possui pelo menos os seguintes documentos: Procedimentos Gerenciais e técnicos, Instrução técnicas e de Operação de Equipamentos e formulários de registros (Lista Mestra de Documentos Internos do SQ: Procedimentos, Instruções formulários). Os Procedimentos são documentos que estabelecem métodos técnicos de trabalho para os processos de rotina da coleção, incluindo verificações preliminares e necessidade de calibração de equipamentos quando aplicável. As Instruções são documentos que estabelecem os procedimentos de utilização de equipamentos técnico-laboratoriais usados nas atividades da coleção de maneira clara e objetiva ou de atividades técnicas mais simples. Os formulários são documentos padronizados para agendamento e registro do uso de equipamentos, registro de atividades realizadas ou resultados obtidos. Alternativamente, quando necessário, a coleção pode fazer seus registros em cadernos ata, ou ainda, utilizar registros eletrônicos.

A coleção deve manter em instalações adequadas considerando segurança, confidencialidade, fácil recuperação e prevenção, os seguintes registros impressos e eletrônicos:

• registros de todas as linhagens depositadas na coleção;
• registros de todos os dados associados às linhagens preservadas na coleção, incluindo identificação taxonômica, codificação, caracterização entomopatogênica, molecular, bioquímica, dados relacionados ao local de origem, etc (Alelo Micro);
• registros de mensagens eletrônicas trocadas com parceiros e clientes sobre assuntos relacionados a intercâmbio envolvendo as estirpes da coleção (Pasta de Solicitação de amostras da Coleção);
• todos os cadernos-ata em andamento de registros das atividades da Coleção devem ficar em gavetas destinadas às atividades da Coleção ou na Sala de Arquivos.

Com relação às questões de Biossegurança (biosafety) da Coleção, existe um Procedimento Gerencial: Plano de resposta à segurança, incidentes, acidentes e saúde que explica como devem ser os princípios de contenção, tecnologias e práticas que são implantadas para a Coleção de Bactérias de Invertebrados e a importância de toda a equipe estar treinada na sua operacionalização, atividade obrigatória para a equipe da Coleção. O mesmo documento retrata as questões de bioproteção (biosecurity) para impedir ou minimizar a perda ou roubo de materiais biológicos da Coleção. Assim, além do compromisso de manter e intercambiar recursos biológicos de alta qualidade, a equipe da coleção deve também seguir o procedimento para promover o senso de segurança através das medidas propostas no mesmo com relação aos cuidados com o material biológico, obedecendo aos requisitos de área restrita e as regulamentações locais, nacionais e internacionais quando do intercâmbio de amostras de microrganismos. Outro aspecto tratado no documento é a gestão da segurança da informação, assim, a coleção estabelece políticas para orientar a decisão de quais informações relacionadas ao acervo devem entrar em domínio público. Tendo em vista que mesmo com todas as medidas de biossegurança e bioproteção, eventualmente situações inesperadas podem ocorrer, assim, existe um procedimento que orienta como agir em casos de necessidade de alguma eventualidade relacionada aos materiais, empregados e visitantes.

                                                                                        Diretório: SQ/Documentos
                                                         Arquivo: 038.11.02.1.001 – Manual de Gestão da Coleção de Bactérias de Invertebrados